Closed Loop – Erfolg mit System

Um dem typischen Sales Cycle der IT-Branche vom ersten Kaltkontakt bis zum Termin gerecht zu werden, genügen gewöhnliche Call Center Vorgehensmodelle nicht mehr.

Closed Loop ist unser praktizierter Vertriebsprozess, um aus Kaltkontakten echte Leads zu machen.

Dabei gehen wir so stringent vor, wie sich unsere Kunden ihren Vertrieb optimal wünschen, aber in der gelebten Vertriebspraxis aus Zeitmangel (Besprechungen, Vor- und Nachbereitung von Terminen, Angebote erstellen, Termine wahrnehmen, …) nicht umsetzen können.

Closed Loop beginnt klassisch mit der kalten Ansprache der Zieladressen. Verweise zu weiteren Ansprechpartnern und Entscheidern (Steigbügelprinzip) führen zum Aufbau von wichtigen Netzwerken im jeweiligen Account.

Die aus den einzelnen Kontakten erhaltenen Informationen werden strukturiert qualifiziert und für die weiteren Gespräche konsequent genutzt. Somit erfassen wir individuell die Ausgangssituation in jedem Ihrer Ziel-Unternehmen.

Ein zielführendes Wiedervorlagesystem schafft die Möglichkeit, „Ihre“ Entscheider punktgenau zu erreichen. Die Kontaktfrequenz richtet sich dabei genauso nach den Wünschen der Gesprächspartner wie die Kontaktart (telefonisch oder Post bzw. E-Mail).

Dies setzt deutliche Zeichen hinsichtlich vertrieblicher Seriosität.
Jeder Entscheider kann dabei mehrfach angesprochen werden, in der Häufigkeit und Frequenz wie er dies wünscht. Dies beinhaltet auch den Versand von Unterlagen.

Steigbügelprinzip

Die Ansprache der zuvor definierten Zielgruppe (Unternehmen, Funktionsträger, Ansprechpartner…) bzw. der gelieferten –oft noch zu qualifizierenden- Adressen erfolgt auf Basis des gemeinsam erarbeiteten Briefings.

Neue Ansprechpartner werden erfasst, die Daten bekannter Ansprechpartner aktualisiert. Hinweisen von Assistenten wird gleichermaßen gefolgt wie Verweisen von Entscheidern zu weiteren Ansprechpartnern.

Nicht selten ist es erfolgreicher zum Beispiel in einem Projekt zum Thema SAP-Personalwirtschaft, zunächst auf einer mittleren Ebene bei einem Key User bzw. Modulbetreuer in das Unternehmen einzusteigen, um hier entspannter und mit weniger Zurückhaltung auf Seiten unseres Ansprechpartners über den Status Quo und anstehende Planungen zu sprechen.

Im Anschluss erhalten wir die Visitenkarte zum adäquaten Entscheider, sei es der Leiter Personal oder der IT-Leiter – ja nach Situation.

 

Buying Center

Um ein Unternehmen in Hinblick auf sein Potential für Ihre Produkte und Lösungen valide beurteilen zu können, sprechen wir mehrere Personen aus dem zuvor gemeinsam definierten Buying Center an.

Das Buying Center ist der Personenkreis aus Führungs- und Fachkräften (i. A. Geschäftsführer, Fachabteilungsleiter, Projektleiter, C-level, etc. …) eines Unternehmens, der wesentlich über Projekte oder Anschaffungen entscheidet. Er hat meist eine branchen-, projekt- und auch unternehmensspezifische Zusammensetzung und ist ein wesentlicher Teil der Konzipierung der vertrieblichen Ansprache innerhalb der Telemarketingaktion.

Das im Vorfeld definierte Buying Center ist dabei keine linear abzuarbeitende Funktionsträger-Liste, sondern meist Ausgangspunkt zu intensiven Recherchen hin zu den  „wahren“ Entscheidern im Unternehmen.

So sind zum Beispiel bei vielen Aspekten von „Business Intelligence“-Projekten eben nicht nur IT-Leiter und Controller die einzigen maßgeblichen Entscheider – nicht selten führt der Weg in Ihr Zielunternehmen auch über einen Leiter Data Warehouse, Projektleiter Enterprise Reporting oder einen abteilungsübergreifend zuständigen Verantwortlichen für Datenqualität und Integration.

Controlling

Qualität liefern – und sichern

Unser Qualitätsmanagement stützt sich auf mehrere Säulen, um inhaltlich und technisch für unsere Kunden die erwartete Leistung erbringen zu können. Gleichermaßen wollen wir keine „Black Box“ sein, sondern bieten ein hohes Maß an Transparenz in unseren Prozessen.

Projektkonzeption

Eine sorgfältige Planung beginnt mit einem ausführlichen und offenen Briefing mit unseren Kunden. Die Bereithaltung aller notwendigen Informationen in einer eigenen, regelmäßig aktualisierten Projektumgebung („Kunden-Web“), die namentliche Benennung des Teams und der Projektleiter sowie Einrichtung der Schnittstellen schaffen die Basis für eine erfolgreiche Vertriebsaktion.

Key Performance Indicators

Ein standardisiertes Kennzahlensystem, welches um die projektspezifischen Merkmale erweitert wird, schafft Transparenz über den gesamten Verlauf der Aktion. Wöchentliche und Monatsabschlussreports sowie die ständige Erreichbarkeit von Projektleitung und Team, aktuelle Rücklaufzahlen, Drill Downs nach PLZ, Mitarbeiter, Forecasts etc. sind die Eckwerte für guten Service.

Qualitätszirkel

Offene monatliche Review-Termine mit dem Team sorgen für eine ehrliche Kommunikation. Ergänzend zur Besprechung der quantitativen Ergebnisse tragen erfahrungsgemäß die subjektiven Erfahrungen jedes einzelnen Teammitglieds zu neuen Erkenntnissen bei oder legen Schwachpunkte offen. Nachschulungen, Briefingerweiterungen für zusätzliche Produkte und Lösungen (Up- und Crossselling) oder eine erweiterte Einwand- und Nutzen-Argumentation sind maßgebliche Agendapunkte. Jeder Review Termin endet im gemeinsamen „Wrap Up“ und der Zielvereinbarung bis zum nächsten Zusammentreffen.

Kundenerwartungen und Leistungserbringung

Verbindliche Zielvereinbarungen und ein transparentes Vertriebsreporting schaffen Vertrauen und damit die Basis für eine langfristige Zusammenarbeit, auf der unser „Closed Loop“ Konzept am effizientesten für einen stetigen Fluss an neuen validen Leads sorgt.

Damit keine Zweifel an der Adäquanz unserer Entlohnung aufkommen, erstellen wir am jeweils letzten Arbeitstag eines Monats einen zusätzlichen Report, damit Faktura und Leistung für Ihr Controlling kongruent sind.